CUANDO EL DIMENSIONAMIENTO ES UN PROBLEMA

Las áreas de planeamiento malgastan recursos y no permiten tener la rentabilidad esperada sobre las campañas, operaciones desacata con frecuencia el dimensionamiento establecido y no permite medir la efectividad de esta área o ya no entrega información confiable y carece de credibilidad en toda la organización. Nos hemos encontrado con estos problemas en diferentes operaciones y a través de diferentes análisis hemos coincidido en asegurar que el origen del problema está en la inexistencia de Modelo de Gobierno.

Nuestro negocio, la industrialización de las transacciones con clientes, es veloz y requiere como un “Formula 1” ajustes en carrera y ajustes en reposo, esto sin ser novedad establece preguntas ¿Quién hace los ajustes? ¿Cuándo los hace? ¿Quién los revisa? Un modelo de gobierno plantea de entrada una respuesta a estas inquietudes y las define de acuerdo a variables como criticidad, impacto y resultado; y delimita las relaciones existentes entre las áreas bajo un principio de corresponsabilidad en los resultados de la operación, acciones hacia la competitividad a diferencia de las relaciones que común mente se establecen y fomentan la competencia.

Un “Modelo de Gobierno” es un paso de transición entre una operación con resultados cortoplacistas a resultados sostenibles, esto lo hemos evidenciado en el nivel de madurez de distintas operaciones, donde vemos encontramos algunos de estos casos:

1. Dejan el ejercicio de planificar y evaluar lo que planifica en manos de la misma persona.

2. Dan la autonomía a operaciones (supervisores, coordinadores, jefes) para alterar los resultados de las áreas de planeamiento

3. Y aunque en algunas operaciones encontramos niveles de toma de decisión y delimitación de responsabilidades, vemos como no se hacen estudiosa de los mecanismos de medición de efectividad.

¿Qué debemos hacer?

• Realizar un diagnóstico que permita establecer las brechas entre estado actual y el deber ser.

• Ajustar los modelos estadísticos de dimensionamiento.

• Redefinición de la relación y los roles que intervienen en el procesos, así como como el nivel de gobernabilidad de cada uno de ellos

• Desarrollar una prueba piloto que determine calidad de herramientas, el proceso y los roles.

En la experiencia que hemos acumulado, encontramos que la implementación del Modelo de Gobierno para el área de planeamiento ha permitido mostrar mejoras inmediatas cómo:

• Llevar la puntualidad del dimensionamiento y la entrega de mallas de turnos en un 100% de cumplimiento

• Mantener la precisión del pronóstico y las mallas de turnos en un 98% de cumplimiento.

• Instaurar un sistema que permita detectar áreas con oportunidad de mejora.

• Alinear y asegurar la pertinencia de los objetivos y estrategias del área con los propósitos y estrategias de las organizaciones.

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